辦公室搬遷流程全解！公司搬遷寫字樓有何注意事項？
發佈: 2023年9月
隨著公司業務規模不斷擴大，或需要更大的空間工作；亦有公司受新冠疫情的影響，需要開源節流，透過縮減公司規模以降低營運成本。以上兩種情況都需要公司搬遷，但這過程相當繁瑣，既要找合適的辦公室地點，亦要處理雜物，及早計劃辦公室搬遷流程及了解搬公司注意事項，有助減少搬寫字樓的阻滯。尤其部分公司經營多年，積聚大量重要文件，處理不慎很可能招來嚴重損失。
制訂辦公室搬遷流程
在行動之前，企業必須制訂好辦公室搬遷流程，提前為各問題做好準備。建議大家在規劃流程時，可從空間規劃、時間分配及人力安排等方面考慮，確保搬運流程能如期完成。
空間規劃
相信公司已經視察新的辦公地點，與此同時公司亦要規劃新址的空間用途。普遍公司辦公室都設有辦公區、倉庫、茶水間及會議室等，然而良好的工作環境並不只有工作區域，員工休息區亦是十分重要。近年不少大型企業都為員工劃設休息區，一方面可讓員工在工作之中得到適當的放鬆，休息過後重投工作，另一方面亦騰出了一個空間促使員工之間互動，有助建立公司文化，創造優質工作環境。
時間分配
即使員工可以在家工作處理公務，但辦公室搬遷難免對實際營運造成影響，因此公司必須管理好搬寫字樓的時間，及早計劃公司搬遷日期，然後視乎公司的規模預留相應的時間處理，尤其公司規模愈大，所需要的時間便愈長。
整個搬運計劃，大家可能要顧及幾個因素，包括：尋找新址地點、與裝修公司協商、預計新址裝修所需時間、清潔新址、預約搬運公司送貨時間等。為免過程出現混亂，公司最好擬訂執拾清單及時間表以便於跟進。
人力安排
公司搬遷事務複繁，建議多找幾位同事共同協作處理。公司可及早告知員工執拾辦公桌上的物品，例如文件、文儀用品等，並放於紙箱內儲存，待搬置新址後再作處理。
由於辦公室裡有不少財產都相當貴重，稍有不慎便有機會導致公司損失，譬如電腦、打印機、投影機，另外還有貨品、書桌及其他易碎品等，公司必須慎重看待。另外在辦公室搬遷流程，亦要找職員核對貨件的數量及檢驗物件，以防有任何漏失。另外在搬遷之前，公司亦可把不常用的物件、文件或收據等儲存在迷你倉存，便可騰出辦公室的空間。
完成擬訂計劃 注意公司搬遷事項
以上三點有助於公司減少搬遷寫字樓時失誤的可能性，然而收拾及執行的過程中，公司又會面臨什麼問題？以下為大家整理了幾個公司搬遷注意事項。
處理雜物
營運多年的公司或許積存了許多文件，公司應該趁機處理掉沒用的文件，免得把多餘的東西帶到新的辦公室，可減少不必要的工序。另外如果書桌等辦公家具過於殘舊，或可考慮更換新的辦公用品。
確保抽屜清空
搬運公司運送前，務必再三確定抽屜內的物品全部清空。如果物件留在抽屜內，運送過程中可能會導致家具內部損壞，另外亦會增加搬運的意外風險。
儲存環境保持乾爽
電子器材可謂是公司的命脈，因此儲存電子器材時需要格外留神，電子器材切忌放於潮濕的空內環境，電路板有機會因潮濕而引致短路。另外每件電器都應該獨立放置，譬如電腦螢幕和電腦主機須分開擺放，不要貪圖方便而把所有的電腦部件放於同一個紙箱內，在放入紙箱前亦要加入緩衝物料。
相較於家庭搬屋而言，寫字樓搬遷的規模相當龐大，更重要的是公司必須在限期內完成，一旦搬運工程延誤便會耽誤公司運作，故此大家要及早計劃好辦公室搬遷流程，及留意以上的公司搬遷注意事項。還未找到合適的迷你倉寄存物品或文件？StorHub 是你的儲物好幫手，顧客可隨時存放及提取物品，更可為你推薦經驗豐富的搬運公司，如有任何查詢歡迎致電 2809 2996 或 WhatsApp 4662 1880 與我們聯絡。